Módulo Expedientes - Cobro coactivo

Al ingresar al módulo de expedientes, se encontrará el módulo de consulta de expedientes. Desde esta vista se pueden revisar, gestionar y descargar los

expedientes de la entidad creados en SILIN.

La estructura del módulo se presenta de la siguiente manera:

1. Barra de Filtros Tributos: en la parte superior se encuentra la barra con la opción de desplegar los tributos con los que cuenta la entidad. Desde aquí, se puede seleccionar el tributo correspondiente al expediente que se está consultando. Al realizar la consulta, se desplegará la “Tabla”. (3).

   1.1. Barras de Búsqueda: Al seleccionar un tributo, se habilitarán tres barras de búsqueda. La primera corresponde al identificador del tributo, la cual varía según el tributo seleccionado. La segunda es la búsqueda por documento que se mantiene igual para todos los tributos al igual que la tercera que permite buscar por número de expediente.

   

   

2. Filtros: Esta opción al seleccionarla desplegará una barra de filtros de izquierda a derecha, estos filtros son:

   

2.1. Buscar por Título Ejecutivo: Permite ingresar datos numéricos, filtrando automáticamente los resultados en la tabla a medida que se escribe.

2.2. Buscar por Contribuyente: Permite ingresar datos alfanuméricos, filtrando automáticamente los resultados en la tabla a medida que se escribe el nombre del contribuyente.

2.3. Fecha de Generación: permite filtrar los datos de la tabla por la fecha de generación de los expedientes; al accionar el filtro se despliega una lista en la que permite seleccionar una única opción entre las siguientes:

•  Último mes vigente.  

• Últimos 3 meses.

• Últimos 6 meses.  

• Último año.

• Desde el inicio.

• Rango personalizado: al seleccionar esta opción el sistema desplegará una ventana modal en la que se debe seleccionar las fechas de inicio y fin, en los campos “desde" y "hasta" respectivamente, para que se permita aplicar el filtro.

2.4. Estado: en este filtro se despliega una lista que acepta múltiple selección, esto para permitir que se filtre por una o más opciones a la vez seleccionando los checkbox; a continuación, se explican los estados que se muestran en cada una de las opciones:

• En Término: el expediente está siendo gestionado dentro de las fechas establecidas para la actividad en la que se encuentra.

• Atrasado: el expediente está siendo gestionado en fechas atrasadas a las establecidas para la actividad en la que se encuentra, el expediente solo podrá retrasarse debido a actividades que se hacen de forma manual o que requieren intervención del usuario.

• Suspendido: el expediente se suspende si se encuentra en un acuerdo de pago activo o si tiene algún proceso especial.

• Recaudado: el expediente ya se encuentra pagado en su totalidad.

• Cerrado: dentro del proceso del expediente se indicó que no procedía.

2.5. Procesos: en este filtro se despliega una lista que acepta múltiple selección, esto para permitir que se filtre por una o más opciones a la vez seleccionando los checkbox; a continuación, se indican los procesos que se muestran en cada una de las opciones:

• Determinación.

• Discusión.

• Cobro coactivo.
  

  

  

3. Tabla: al realizar al menos una búsqueda en los filtros (Barra de búsqueda y barra de filtros) consulta, se despliega la tabla interactiva junto con los siguientes componentes:

3.1. Banner Informativo: Cada que se realiza una búsqueda en el módulo de expedientes, se desplegará este banner de color lila. Este tiene como objetivo brindar información al usuario sobre el manejo de la tabla. En caso de que no se desee observar más el banner, se debe seleccionar el checkbox “No volver a mostrar” y hacer clic sobre el botón “Entendido”, de esta manera el sistema guardará la elección del usuario en el navegador y no mostrará el banner en futuras inicios de sesión. Si solo se desea cerrar el banner se debe dar clic en el botón “Entendido”.

3.2. Botón Descargar Informe: este botón tiene como objetivo permitir la descarga en los formatos CSV, TXT o XLS del informe de expedientes. El botón se activa al seleccionar uno o más expedientes en la columnade “Checkbox”.

• Al seleccionar al menos un Checkbox aparecerá una burbuja color lila que realiza el conteo de ítems seleccionados para descarga del informe de expedientes.

• Al dar clic sobre el botón “Descargar informe” se despliega una lista que permite seleccionar el informe en el formato (CSV, TXT o XLS), al dar clic sobre la opción se despliega la siguiente ventana modal:

En la cual si se desea continuar con la descarga se debe dar clic sobre el botón “Descargar” o sobre el botón “Cancelar”. para cancelarla.

• Al seleccionar el botón “Descargar”, se descarga en el computador el informe en el formato escogido, y el botón se inhabilita para descargas inmediatas.

3.3. Tabla de expedientes: en esta tabla se encontrarán la columna de checkbox, los títulos de columnas, los componentes estándar de tablas y “n” número de expedientes (filas); la información mostrada corresponde a las coincidencias de expedientes encontrados por el sistema que se ajustan a los filtros o valores de búsqueda aplicados.

• Columna de Checkbox: en la “fila de títulos” y por cada una de las filas encontraremos un checkbox seleccionable. Si seleccionamos el de la “fila de títulos” se seleccionarán todos los expedientes, o por otro lado podemos seleccionar uno o varios de los expedientes disponibles. Al seleccionar al menos se activará el “botón descargar informe”.

• Títulos de Columnas: en orden de izquierda a derecha se encuentran: Nro. Expediente, Fecha generación,Titulo Ejecutivo, Medidor, Nro. Documento, Contribuyente, Estado, Proceso, Etapa y Total (incluye capital e intereses). Esto corresponde a la información que se encontrará en la respectiva columna en cada uno de los expedientes (filas). Las columnas tienen ordenamiento, es decir dando clic al lado del nombre permite ordenar de forma ascendente y descendente.

  

• Componentes estándar de tabla: “Filas por página” al seleccionarlo se despliega una lista en la cual podemos escoger el número de filas a visualizar por página, entre 5, 10, 20, 50 y 100. “Flechas de cambio de página” que permiten moverse de una página a otra en la tabla.

  

• Expedientes (Filas): dentro de la tabla se encontrarán "número de filas", cada una correspondiente a un expediente que cumple con los criterios de búsqueda ingresados. Estas filas son clicables, ya que al hacer clic sobre cualquier campo de la fila se despliega el panel lateral del "Detalle del expediente".

  

4. Panel lateral detalle del expediente: al seleccionar cualquier expediente (fila) de la tabla de expedientes, se desliza un panel lateral con las siguientes características:

4.1. Navegación entre expedientes: una vez se deslice el panel lateral, se puede seguir viendo y navegando a través de las demás filas haciendo clic sobre la columna de número de expediente.

En la parte superior se encuentran los siguientes componentes con la información correspondiente al expediente:

4.2. Iconos del Panel Lateral: el panel lateral se puede expandir, contraer y cerrar usando los iconos respectivos.

4.3. Sección Información del expediente:

• Expediente Nro: se visualiza el número del expediente que se está revisando actualmente. A la derecha de este componente, se visualiza una burbuja con el estado actual del expediente (descritos en la sección “Estado”).
• Contribuyente: nombre del contribuyente o razón social al que corresponde el expediente que se está revisando actualmente.
• Documento de identificación: tipo de documento del contribuyente, el cual se muestra de forma dinámica.
• Tributo: tributo relacionado al expediente.
• Delegado de: dependiendo del proceso (determinación, discusión o cobro coactivo) en el que se encuentra el expediente se visualizará este componente. Adicionalmente se puede observar el nombre del delegado encargado.
• Valor de la deuda: valor total de la deuda incluyendo capital más intereses.
• Capital: valor de la deuda solo por capital
• Intereses: valor de la deuda por intereses.
• Período de la deuda: rango de fechas de la deuda contenido en la liquidación oficial.
• Etapa: se visualiza una burbuja del mismo color del estado, con la etapa en la que se encuentra el expediente.
• Actividad: se visualiza una burbuja del mismo color del estado, con la actividad en la que se encuentra el expediente.
• Generación: fecha en la que se creó el expediente

4.4. Tab por actividades y etapas: al seleccionar este tab se encuentra las tabs de:

• Determinación: De izquierda a derecha se tienen 3 paneles verticales estilo Kanban, que representan cada una de las etapas del proceso de determinación de un expediente:

Título Ejecutivo: Es la primera etapa del proceso de determinación, donde se crea el expediente y se asocia el acto administrativo que establece la obligación el cual debe ser notificado al contribuyente.

Recurso de reconsideración: En esta etapa se gestiona la radicación de un recurso frente al acto administrativo notificado.

Auto de archivo:  Esta es la etapa final, es un acto administrativo definitivo, dado que cierra definitivamente la investigación del respectivo periodo o año gravable.

• Discusión: La tab de discusión solo cuenta con una etapa en su proceso esta es:

Respuesta de Recurso de Reconsideración: En esta etapa se gestiona la respuesta al recurso, donde se decide si se revoca, modifica o se mantiene el acto administrativo, y se continúa con el proceso.

• Cobro Coactivo: De izquierda a derecha se tienen 4 paneles verticales estilo Kanban, que representan cada una de las etapas del proceso de Cobro Coactivo:

Mandamiento de pago: Es la primera etapa de cobro coactivo el cual es un acto administrativo mediante el cual el funcionario competente ejecuta la cancelación de las obligaciones pendientes, más los intereses y actualizaciones a que haya lugar.

Auto que ordena medidas previas: Segunda etapa de Cobro Coactivo consta de ordenar medidas cautelares para asegurar el cumplimiento del pago.

Medidas cautelares: Tercera etapa de Cobro Coactivo; Son aquellas disposiciones que buscan garantizar con los bienes del deudor la plena satisfacción de las obligaciones insolutas, mediante el embargo y secuestro de bienes muebles (derechos, créditos, cuentas bancarias, rentas, etc.), e inmuebles.c

Auto de archivo: Esta es la etapa final, es un acto administrativo definitivo, dado que cierra definitivamente la investigación del respectivo periodo o año gravable.

• Nombre de la actividad.

• Fecha: incluye la fecha de generación, de notificación, de radicado o de publicación de la actividad. La disponibilidad de estas fechas varía según el tipo de actividad. Cuando se trata de una actividad automática del sistema se actualiza inmediatamente la fecha; mientras que, si se trata de actividades externas o que el usuario las debe completar manualmente la fecha se captura al ejecutar la acción respectiva.

• Botones de carga o descarga del documento: estos se activan dependiendo del momento y el tipo de la actividad; es decir, se activan si la actividad ya ha sido ejecutada o está en ejecución y si la naturaleza de esta corresponde a cargar documentos, ya que habrán actividades en las que solo se permite descargar el documento generado por el sistema.

• Generar TRD: en ciertas actividades, que requieren la creación manual de documentos por parte del delegado, el sistema proporciona la TRD (Tabla de Retención Documental) que debe adjuntarse al documento. El delegado debe completar el documento con esta TRD antes de cargarlo en el sistema.

• Cada tarjeta representa una actividad, estas pueden ser automáticas o manuales, dependiendo de la naturaleza de la actividad. Por ejemplo, el cargue de una guía de entrega, sería una tarea manual que debe ejecutar el delegado, por otro lado, la generación del mandamiento de pago es una tarea automática cuyo documento es generado por el sistema.

• Momento de la actividad: las tarjetas en color blanco significan que ya han sido ejecutadas, el color opaco en la tarjeta significa que no se ejecutó o no se ha ejecutado aún (no disponible), y la tarjeta en color blanco con borde de color significa que el expediente actualmente se encuentra en esa actividad.

  4.5. Tab documentos: al seleccionar este tab se encuentran los siguientes componentes:

  

4.5.1. Botón de descargar: si se selecciona al menos de un checkbox se habilita el botón “Descargar” y al accionarlo el sistema descarga un archivo .zip con todos los documentos seleccionados.

4.5.2. Componentes estándar de tabla.

4.5.3. Columna de checkbox.

4.5.4. Tabla: la cual condensa todos los documentos correspondientes al expediente en revisión. Consta de 6 columnas:

• Nombre: nombre con el que se identifica el documento.

• Fecha de generación: fecha en la que el documento es creado, solo aplica para documentos generados por el sistema de manera automática.

• Fecha de cargue: fecha en la que el documento es cargado al sistema, bien sea cargado directamente en el módulo de expedientes o en otra funcionalidad del sistema.

• Cargado por: nombre del usuario que carga el documento, solo aplica para actividades manuales.

• Acciones: columna con botón de descarga por cada fila, dando clic en este se puede descargar el documento correspondiente a dicha fila.