Módulo de Buzón de Correspondencia

El módulo de correspondencia tiene como objetivo la visualización y descarga de los documentos de pago de los contribuyentes generados por SILIN, también se puede subir las guías de envío, el archivo de relación y se podrá descargar las notificaciones por cartelera.

1. Selección de tributo: El primer paso para iniciar cualquier gestión es seleccionar el tributo. Para ello, se debe ubicar la barra de acciones, donde se listan los distintos tributos disponibles.

2. Impresión de documentos

En la pestaña impresión de documentos se pueden visualizar dos pestañas las cuales son:

• Documentos Pendientes.

• Historial de descargas.

2.1 Documentos Pendientes: En esta vista se muestra una tabla que incluye todos los documentos generados que aún no han sido entregados al contribuyente. Desde aquí, se emiten las facturas y se procede a su entrega. Esta tabla se compone por 4 columnas las cuales son:

• Columna CheckBox

• Todos los documentos 

• Cantidad

• Atrasados  

• Acciones
   

2.1.1. Botón de descarga: Se habilita cuando se selecciona al menos uno de los documentos que se encuentran en la tabla, tiene la posibilidad de elegir uno o más documentos para ser descargados o elegir todos los documentos que se encuentren disponibles en el tablero presionando la opción “Todos los documentos”.

2.1.2. Componentes estándar de tabla: “Filas por página” al seleccionarlo se despliega una lista en la cual podemos escoger el número de filas a visualizar por página, entre 1, 10, 20, 50 y 100. “Flechas de cambio de página” que permiten moverse de una página a otra en la tabla.

2.1.3.Detalle de los documentos: Al seleccionar “Detalles” despliega una vista donde en la parte superior cuenta con un buscador que permite filtrar la información por Número de documento de Identificación, por Fecha de Inicio o Fecha Fin. También se puede filtrar la información de la tabla por el estado que tiene la factura los cuales son: Pendiente o Atrasado. Adicional se cuenta con un filtro de “Valor del Documento”, el cual se le puede introducir el rango deseado de búsqueda, donde se debe de colocar el valor mínimo de búsqueda (Desde) y el valor máximo de búsqueda (hasta).

La vista también cuenta con una tabla que se compone por 9 columnas las cuales son:

• Columna CheckBox
• Número de documento  
• Valor
• Destinatario
• Número de identificación  
• Fecha inicial
• Fecha límite de pago 
• Días transcurridos
• Estado

2.1.3.1. Acciones en la tabla: En los encabezados de la tabla se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor las columnas Número de documento, Valor, Número de Identificación, Fecha Inicial, Fecha Límite y Días Transcurridos. También se puede ordenar de la A-Z o Z-A las columnas Destinatario y Estado.

2.1.3.2. Columna de CheckBox: En la “fila de títulos de columnas” y por cada una de las filas encontraremos un CheckBox seleccionable. Si seleccionamos el de la “fila de títulos de columnas” se seleccionarán todos los contribuyentes, o por otro lado podemos seleccionar uno o varios de los contribuyentes y se podrá descargar los documentos.

2.1.3.3. Botón de descarga: Se habilita cuando se selecciona al menos uno de los documentos que se encuentran en la tabla, tiene la posibilidad de elegir uno o más documentos para ser descargados o elegir todos los documentos que se encuentren disponibles en el tablero presionando la opción “Todos los documentos”.

2.2. Historial de Descargas: En la pestaña de “Historial de Descargas” el usuario podrá visualizar el historial de todas las descargas que se han realizado dentro del módulo de buzón de correspondencia. La vista se compone por una barra de búsqueda donde se puede introducir la información que el usuario requiere conocer de la tabla.

2.2.1.Tabla de información: La tabla que se puede visualizar en la pestaña “Historial de Descarga” se compone por 5 columnas las cuales son:

• Columna de CheckBox  

• Archivo

• Fecha descarga 

• Descargado por  

• Acciones

2.2.1.1. Columna de CheckBox: En la “fila de títulos de columnas” y por cada una de las filas encontraremos un CheckBox seleccionable. Si seleccionamos el de la “fila de títulos de columnas” se seleccionarán todos los contribuyentes, o por otro lado podemos seleccionar uno o varios de los contribuyentes.

2.2.1.2. Acciones en la tabla: En la parte superior de la tabla específicamente en los encabezados se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor la columna Fecha Descarga. También se puede ordenar de la A-Z o Z-A las columnas Archivo y Descargado por.

2.2.1.3.Detalle de acciones: El símbolo de descarga () que se encuentran en la columna final de la derecha de la tabla, entonces el usuario podrá descargar los documentos que fueron generados con anterioridad por otros usuarios en el Software SILIN.

3. Cargue de guía: Al realizar el proceso de “Descarga” el sistema envía los documentos descargados al proceso de “Cargue de Guía”.

Cuando la empresa de mensajería o correspondencia envíe la información diligenciada de la plantilla y las imágenes de las guías de entrega; es necesario cargar esta información a SILIN para reportar las entregas de los documentos a los contribuyentes.

Para cargar los documentos es necesario tener en cuenta el formato de las imágenes y del documento de relación.

3.1. Cargar Guía de envío: Para cargar las imágenes de las guías, se debe presionar el botón Examinar, se debe tener en cuenta que el sistema solo permite cargar un archivo; si se desea cargar varias imágenes de guías, es necesario que estas estén comprimidas en un archivo .zip.

Para cargar las guías de envío se debe realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botón Examinar de la opción Guía de envío.

   2. Seleccionar el archivo de imagen o el archivo .zip si desea cargar varias imágenes de guías.

3. Si el tipo de archivo es válido el sistema le mostrará la siguiente ventana y además si se desea, se puede cambiar el documento adjuntado y este será validado de nuevo por el sistema.

3.2. Cargar Archivo de relación con guías de envío: Para cargar el documento debe presionar el botón Examinar, se debe tener en cuenta que solo se admiten archivos con extensión .txt, .csv, .xlsx los cuales no deben pesar más de 3 Mb haciendo cumplimiento con estructura requerida.

Para cargar el archivo de relación se debe realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botón Examinar de la opción Archivo de relación con guías de envío.

  2. Seleccionar el archivo de relación enviado por la empresa de correspondencia.

3. Si el tipo de archivo es válido, el sistema mostrará la siguiente ventana.

   

   

   Si por algún motivo uno o los dos documentos no son válidos, SILIN mostrará error y no habilitará el botón Cargar

Si por el contrario todos los documentos son correctos, SILIN habilita el botón Cargar para terminar las validaciones de los archivos y aplicar la relación de los documentos enviados.

Al presionar el botón cargar se realiza la validación final y SILIN mostrará los resultados.

Si las guías y el documento relacionado están correctos el sistema mostrará el siguiente resultado.

Si por algún motivo se desea descargar de nuevo el archivo .zip con las facturas y la plantilla soporte para el reporte de guías, este se podrá descargar desde la Columna Acciones en los (...) se desplegará la opción Ver detalles de la vista Cargue de guías.

Se debe seleccionar los documentos a descargar y el sistema creará de nuevo el .zip con los datos necesarios.

3.3. Tabla de información: La tabla que se puede visualizar en la pestaña “Cargue de Guía” se compone por 6 columnas las cuales son:

• Tipo de documento 
• Cantidad
• Atrasados
• Sin relacionar 
• Tributo
• Acciones

3.3.1. Acciones en la tabla: En la parte superior de la tabla específicamente en los encabezados se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor las columnas Cantidad, Atrasados y Sin relacionar. También se puede ordenar de la A-Z o Z-A la columna de tipos de documento.

3.3.2 Detalle del tipo de documento: Al seleccionar (...) y luego Ver detalles  que se encuentran en la columna final de la derecha se despliega una ventana que se compone por:

3.3.2.1 Filtros de información: Al ingresar a la ventana de detalle permite ingresar el número de Identificación, fecha de inicio o fecha límite que se está buscando; también se puede realizar la búsqueda por el estado, donde se puede buscar por: Pendiente, Atrasado o Sin relacionar. Es una lista de CheckBox donde el usuario puede elegir una o más opciones para filtrar la información.

3.3.2.2 Tabla de información: La tabla que se puede visualizar en la pestaña “Cargue de guía detalles de guías subidas” se compone por 10 columnas las cuales son: 

• CheckBox
• Número de documento  
• Valor
• Destinatario
• Identificación
• Fecha inicial
• Fecha límite
• Días transcurridos  
• Estado
• Acciones (Descargar)

3.3.2.3. Acciones en la tabla: En la parte superior de la tabla específicamente en los encabezados se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor las columnas Número de documento, Valor, Fecha inicial, Fecha límite, y Días transcurridos. También se puede ordenar de la A-Z o Z-A de las columnas Destinatario y Estado. En la columna de CheckBox se puede descargar específicamente uno y varios documentos de diferentes contribuyentes y en el CheckBox que se encuentra en los encabezados se puede descargar todos los documentos de forma simultánea.

4. Notificaciones por Cartelera: Cuando el software SILIN genera los documentos, también emite una notificación en cartelera con las Liquidaciones Oficiales registradas en el sistema.

4.1.Filtros de información: Al ingresar en la pestaña de Notificación por cartelera del Módulo de Buzón de correspondencia se puede observar que hay una barra que permite ingresar el número de notificación o acto administrativo que se está buscando; también se puede realizar la búsqueda por la fecha de generación, donde se puede buscar por: Últimos 3 meses, Últimos 6 meses, Último año, Desde el inicio o Rango Personalizado (Se abre una ventana donde se ingresa la fecha inicio (desde) y la fecha fin (hasta) de la búsqueda, después se procede a seleccionar el botón Aplicar para ejecutar la búsqueda). Además, se puede realizar la búsqueda por los diferentes tributos que tiene el cliente suscrito al software SILIN.

4.2.Tabla de información: La tabla que se puede visualizar en la pestaña “Notificaciones por Cartelera” se compone por 8 columnas las cuales son:

• Número
• Generado el
• Rango de acto administrativo
• Soporte de Fijación
• Fecha de Carga del Soporte de Fijación  
• Soporte de Desfijación
• Fecha de Carga del Soporte de Desfijación  
• Acciones

4.2.1. Acciones en la tabla: En la parte superior de la tabla específicamente en los encabezados se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor las columnas Número, Valor, Generado el, Rango de Acto administrativo, Fecha Carga Soporte de Fijación y Fecha Carga Soporte Desfijación.

4.2.2. Acción de cargar soporte de fijación y desfijación: Dentro de las columnas Soporte de Fijación y Soporte de Desfijación, se encuentra la opción de cargar con el símbolo correspondiente.

Para cargar el soporte de fijación y desfijación, siga los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el icono cargar dentro de la columna correspondiente.

   

2. Se desplegará una ventana donde se deberá seleccionar el archivo a cargar.

3. Presionar el botón de Examinar y seleccionar el archivo que cumpla los formatos establecidos.

   

4. Una vez seleccionado el archivo, el sistema validará el formato y el tamaño. Si es correcto se habilita la opción de Carga y además si se desea, se puede cambiar el documento adjuntado y este será validado de nuevo por el sistema.

5. Presionar el botón de Cargar.

6. Al presionar el botón cargar se realiza la validación final y SILIN mostrará los resultados.

   

   

4.2.3. Detalle de acciones: Al seleccionar los tres puntos (…) que se encuentran en la columna final de la derecha se despliega una pequeña ventana, la cual permite ejecutar las siguientes acciones al usuario:

4.2.3.1.Descargar notificación: Al seleccionar la opción “Descargar Notificación”, SILIN generará la notificación correspondiente, la cual debe ser fijada en cartelera.

4.2.3.2. Descargar soporte de fijación: Esta opción permite volver a descargar el soporte de fijación, siempre y cuando haya sido previamente cargado en el sistema.

4.2.3.3. Descargar soporte de desfijación: Funcionalidad similar a la anterior, que permite descargar el soporte de desfijación una vez que ha sido cargado en el sistema.

4.2.3.4. Descargar todos los archivos: Permite descargar en un solo paso todos los archivos generados, incluyendo la notificación, el soporte de fijación y el soporte de desfijación, si han sido previamente cargados.

4.2.3.5. Ver detalles: Al seleccionar la opción “Ver Detalles”, se desplegará una vista donde aparecerán los actos administrativos asociados al número de notificación. En la parte superior de esta vista, se encuentra un buscador que permite filtrar la información por número de acto administrativo, facilitando su localización dentro del sistema.

La vista también cuenta con una tabla compuesta por seis columnas, las cuales contienen la siguiente información:

• Número de documento  

• Nombre o razón social  

• Dirección del envío

• Periodo

• Número de acto administrativo  

• Valor

4.2.3.5.1. Acciones en la tabla: En los encabezados de la tabla se pueden seleccionar para organizar la información, permitiendo ordenar de menor a mayor o de mayor a menor las columnas Número de documento, Nombre o razón social, Dirección de envío, Periodo y Número de acto administrativo.