Consulta y carga Asobancaria

Este tab permite la consulta y cargue de los archivos de recaudo Asobancaria remitidos por los bancos (los cuales la entidad tenga convenio)

La estructura del módulo se presenta de la siguiente manera:

1. Filtros: en la parte superior de la ventana se encuentra la barra de búsqueda por banco y el filtro de “Día”:

   1.1. Barra de búsqueda por banco: desde aquí, se puede consultar por nombre del banco. Al realizar la consulta, en la “Tabla” (3) se reflejarán los resultados que coinciden.

   1.2.  Filtro “Día”: Desde aquí, se permite buscar por fechas los recaudos, y la información de esa fecha que se escoja es la que aparecerá en la “Tabla” (3). En este filtro se puede cambiar de fecha de dos maneras:

   • Utilizando los iconos de flechas “<” y “>” que se encuentran en los extremos de este, con esta opción se desplazara al día anterior o al siguiente.

   • La segunda opción es dar clic sobre el icono de calendario dentro del filtro y se desplegará la ventana modal de elección de año -> mes -> día, primero se debe seleccionar el año dando clic sobre este mismo, luego se seleccionará el mes y posteriormente el día que se quiere revisar:

2. Botones: este módulo cuenta con 3 botones principales:

Botón “Descargar reporte”: a través de este botón los funcionarios de la entidad podrán descargar el reporte de recaudo, personalizado con los filtros que escoja en la ventana modal “Descargar reporte”. Al dar clic se desplegará una lista con 3 opciones, Archivo CSV, Archivo TXT y Archivo XLS, se debe escoger en que formato se desea descargar el reporte, al dar clic sobre el tipo de formato se desplegará la ventana modal “Descargar reporte”:

Ventana modal “Descargar reporte”:

2.1.1.  La modal tiene un título, y un subtítulo.

2.1.2. Lista desplegable “Banco”: permite buscar y seleccionar los bancos que se desean incluir en el reporte (solo aparecen los parametrizados para la entidad.

2.1.3. Lista desplegable “Tipo de recaudo”: permite seleccionar una o más opciones entre:

•  Aplicado

• Inconsistente 

• No aplicado

• No procesado

2.1.4 Desde: permite seleccionar la fecha inicio que se desea tener en cuenta en el reporte.

2.1.5. Hasta: permite seleccionar la fecha fin que se desea tener en cuenta en el reporte.

2.2. Botón “Cargar archivo Asobancaria”: a través de este botón los funcionarios de la entidad podrán cargar el archivo Asobancaria correspondiente al día y por cada banco que tenga parametrizado la entidad, así mismo se puede escoger omitir el cargue del archivo para cada banco parametrizado y que así se active el botón “Cerrar día”. Al dar clic sobre el botón se desplegará la ventana modal “Carga archivo asobancaria”

Ventana modal “Carga archivo asobancaria”

2.2.1. El primer elemento en la ventana de “carga de archivo asobancaria” es la lista desplegable “Barra de estado”, permite escoger una o más opciones entre:

• Cargado: se muestra cuando el archivo ha sido cargado sin errores.

• Cargado con reporte: se muestra cuando el archivo ha sido cargado, pero se generó un reporte debido a algún registro que no se aplicó correctamente.

• Omitido: se muestra cuando el cargue asobancaria es omitido.

• Pendiente: se muestra cuando no se ha realizado el cargue aún.

2.2.2. Tabla para cargar archivos Asobancaria: en esta tabla se encontrarán los títulos de columnas y “n” número de bancos en los que cargar los asobancaria (filas):

• Títulos de columnas: en orden de izquierda a derecha se encuentran, Nombre de banco, Archivo Asobancaria, Cargado el, Estado y Acciones. Esto corresponde a la información que se encontrara en la respectiva columna en cada uno de los bancos de la entidad (filas). Las columnas tienen ordenamiento, es decir dando clic al lado del nombre permite ordenar de forma ascendente y descendente.

• Bancos de la entidad (Filas): dentro de la tabla se encontrarán “n número de filas”, cada una correspondiente a un banco parametrizado para la entidad, dentro de cada una de estas en la última columna se encontrará el botón “acciones” el cual es clicable y despliega dos opciones, “Cargar archivo”, para cargar el Asobancaria y “Omitir archivo”, al dar clic sobre esta opción el “Estado” del cargue del archivo Asobancaria para ese banco en el día correspondiente pasara a “Omitido”, esta opción permite que se active el botón ”Cierre de día”, el estado “omitido” permite posteriormente cargar un Asobancaria en caso de que sea necesario.

• Ventana “Cargar archivo” Asobancaria: al dar clic sobre la opción cargar se despliega la siguiente ventana:

  

En esta ventana se debe cargar el archivo Asobancaria teniendo en cuenta las especificaciones descritas en el recuadro azul claro, se puede realizar de dos maneras: arrastrado el documento desde una carpeta local, o dando clic sobre el botón “Examinar”, al cargar el archivo y que cumpla con las especificaciones se habilitara el botón “Cargar” se debe dar clic sobre este para finalizar el proceso.

1. Estado inicial

2. Estado cargue exitoso

3. Estado de cargue con errores

1. Título de la ventana modal

2. Indicaciones de como cargar el archivo.

3. Botón de examinar, que al accionarse abre el gestor de documentos.

4. Botón de cambiar, que al accionarse abre nuevamente el gestor de documentos, y permite abrir un nuevo archivo. Este botón se muestra únicamente cuando la modal está en estado cargue exitoso o con errores.

5. Botón descargar reporte, permite descargar el reporte de los errores que se tienen en el archivo cargado. Este botón se muestra únicamente cuando la modal está en estado con errores.

6. Botón de cancelar, que permite cancelar el cargue.

7. Botón de Cargar, que al accionarse carga el archivo seleccionado.

2.3. Botón “Cerrar día”: a través de este botón los funcionarios de la entidad podrán cerrar el día de operación en cuanto al recaudo de dicho día. Se ejecuta con el objetivo de cerrar operaciones. Se debe tener en cuenta que:

• Para realizar el cierre de día es indiferente si el cargue es aplicado o no o si es inconsistente, basta con cargar el o los archivos.

• Una vez cerrado el día no es posible realizar cambios sobre los archivos de los bancos, en caso de ser necesario se debe enviar un ticket de soporte.

• A las 5 p.m. Se realiza el cierre automático del día por el sistema si se han cargado todos los archivos.

• En caso de que no se vaya a realizar el cargue de un archivo, se debe omitir este cargue para que el día pueda cerrarse. (“Omitir archivo”)

• Al dar clic sobre el botón, se desplegará la siguiente ventana emergente como mensaje informativo, para finalizar el proceso se debe dar clic sobre “Cerrar Día”

3. Tabla “Bancos”: en la parte inferior de la ventana se encuentra la siguiente tabla:

En esta tabla se encontrarán los títulos de columnas, “n” número de bancos parametrizados para la entidad (filas) y el botón “Acciones”

•  Títulos de columnas: en orden de izquierda a derecha se encuentran, Bancos, Total a recaudar, Aplicado, No aplicado, Cargado el, Facturas reportadas, Recaudo aplicado, y Acciones. Esto corresponde a la información que se encontrara en la respectiva columna en cada uno de los bancos de la entidad (filas). Las columnas tienen ordenamiento, es decir dando clic al lado del nombre permite ordenar de forma ascendente y descendente.

• Bancos de la entidad (Filas): dentro de la tabla se encontrarán “n número de filas”, cada una correspondiente a un banco parametrizado para la entidad, dentro de cada una de estas en la última columna se encontrará el botón “acciones” el cual es clicable.

• Acciones: al dar clic sobre este botón se desplegará la opción “Ver detalles” al dar clic sobre esta se despliega la siguiente ventana modal:

Esta tiene como objetivo ver más detalles sobre el pago que se aplica, tales como:

• Referencia de pago, muestra el número de la referencia de pago que se cargó mediante el asobancaria.

• Pagada el, muestra la fecha en la cual se hizo el pago según el formato asobancaria.

• Valor, muestra el valor del recaudo según el archivo asobancaria.

• Estado del recaudo: muestra el estado en el que se encuentra el cargue del recaudo, puede ser: Aplicado, Duplicado, Inconsistente y No aplicado.

• Tipo de recaudo: muestra el tipo de recaudo por el cual se procesó la factura.

• Acciones: cuando el botón está activado, al dar clic sobre éste se despliega la opción "Recaudo manual", el cual permite realizarlo en los siguientes escenarios:

  • Se realiza el pago de una referencia que no está completa, pero en el sistema existen facturas con número y saldos iguales entonces se da la opción de aplicar manual.

  • La factura existe, pero la referencia no coincide, se da la opción de aplicar el pago a esa referencia que contiene la misma cadena de texto.

  • Si no existe coincidencia al dar clic sobre “Recaudo Manual” no mostrará nada.